Nieuwsbrief - Publicatie van de jaarrekening

Publicatie van de jaarrekening

Textielfabrikant Zeeman Groep BV deponeerde bewust geen jaarrekening meer bij de Kamer van Koophandel, naar zeggen van de fabrikant uit concurrentieoverwegingen. Recente berichtgeving laat zien dat strenger toezicht wordt aangekondigd. Deze nieuwsbrief gaat over de verplichting van kapitaalvennootschappen om de jaarrekening te deponeren en de (juridische) gevolgen van het niet (tijdig) publiceren ervan.

Inleiding

Nederlandse naamloze en besloten vennootschappen, onderlinge waarborgmaatschappijen en corporaties maar ook commerciële verenigingen en stichtingen en sommige buitenlandse ondernemingen zijn verplicht om voor elk boekjaar hun jaarrekening openbaar te maken door deze te deponeren bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daarnaast bestaat tevens de verplichting tot gelijktijdige openbaarmaking van het jaarverslag, tenzij dit stuk voor eenieder ter inzage ligt bij de rechtspersoon en desgevraagd afschrift tegen kostprijs wordt verstrekt. Deze nieuwsbrief beperkt zich tot de BV die geen geconsolideerde jaarrekening opstelt of voor consolidatie in aanmerking komt.

Jaarrekening en Jaarverslag

Met jaarrekening wordt bedoeld: de enkelvoudige jaarrekening die bestaat uit een balans, de winst- en verliesrekening met de toelichting daarop (en de geconsolideerde jaarrekening indien de vennootschap een geconsolideerde jaarrekening opstelt). Het jaarverslag moet door het bestuur worden opgesteld en bevat de visie van het bestuur op de algemene gang van zaken bij de vennootschap en haar verwachtingen. Het jaarverslag moet aansluiten bij de jaarrekening en mag daarmee niet in strijd zijn.

Openbaarmaking, achtergrond

Als achtergrond voor de openbaarmakingverplichting kunnen worden genoemd: het afleggen van een zekere rekening en verantwoording over het gevoerde beleid (hoewel dat met name intern, ten aanzien van de aandeelhouder(s) van de BV zal werken), de informatieverschaffing ten behoeve van de markt, de jaarrekening als hulpmiddel ten behoeve van kapitaal- en vermogensbescherming, het informeren van crediteuren en tot slot de bepaling van de gemaakte winst.

Termijn

De jaarrekening dient binnen 13 maanden na het verstrijken van het desbetreffende boekjaar openbaar wordt gemaakt door deponering bij het Handelsregister. De jaarrekening van een BV over het boekjaar 2005 had dus uiterlijk vóór 31 januari 2007 moeten zijn gedeponeerd bij het Handelsregister. Grondslag voor deze termijn is te vinden in de volgende wettelijke termijnen. Het bestuur maakt de jaarrekening binnen 5 maanden (met een mogelijke verlenging van maximaal 6 maanden wegens bijzondere omstandigheden) na afloop van het boekjaar op en legt deze ter vaststelling voor aan de algemene vergadering van aandeelhouders. De algemene vergadering stelt binnen 2 maanden na opmaking door het bestuur van de vennootschap de jaarrekening vast. Tot slot dient de jaarrekening door het bestuur binnen 8 dagen na vaststelling te worden gedeponeerd bij het Handelsregister. Hoewel een rekensom leert dat op deze wijze de maximale termijn 13 maanden plus 8 dagen zou zijn, noemt de wet expliciet de 13 maanden termijn. Bij het opleggen van sancties (zie hierna) wordt ook met die termijn van 13 maanden rekening gehouden.

Sancties

De wet kent vier sancties bij niet-naleving van de plicht tot tijdige openbaarmaking. Ten eerste kan onder omstandigheden een strafrechtelijke sanctie worden opgelegd van een boete (of hechtenis) aan (ieder afzonderlijk of gezamenlijk) de vennootschap, het bestuur, de raad van commissarissen (indien aanwezig) of personen die daar mee gelijk kunnen worden gesteld en tot slot aan de aandeelhouders. De FIOD/ECD maakt procesverbaal van het verzuim tot tijdige deponering van de jaarrekening en leidt dit verbaal door aan het OM. Het OM kan vervolgens overgaan tot strafvervolging. De rechter kan uiteindelijk een hechtenis van ten hoogste zes maanden of een geldboete van EUR 16.750,- opleggen. Betoogd wordt dat deze boete zelfs onder bepaalde uitzonderlijke omstandigheden verder kan oplopen tot EUR 67.000 of zelfs EUR 670.000 per dag. Daarnaast kan het OM aanvullende maatregelen vorderen waaronder de stillegging van de onderneming en openbaarmaking van de rechterlijke uitspraak. Ten tweede kan iedere belanghebbende nakoming vorderen tot naleving van de openbaarmakingplicht door de vennootschap. Ten derde kan, indien de vennootschap failliet is verklaard, de curator ieder van de leden van het bestuur en/of de raad van commissarissen (indien aanwezig) en/of personen die daar mee gelijk kunnen worden gesteld hoofdelijk aansprakelijk stellen voor het gehele tekort van de boedel indien het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest. De sanctie voor het ontijdig deponeren is dat het kennelijk onbehoorlijk bestuur vaststaat en ook als belangrijke oorzaak van het faillissement wordt aangenomen, hoewel het laatste wel door bestuurders kan worden weerlegd. Ten vierde kan een BV, op beschikking van de Kamer van Koophandel, worden ontbonden indien sprake is van verzuim van deponering, gedurende een periode van meer dan 25 maanden, in combinatie met, kort samengevat, een aanvullend verzuim, zoals het in gebreke blijven van betaling van het voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel verschuldigde vergoeding,geen inschrijving van een bestuurder bij het Handelsregister of geen gevolg geven aan een aanmaning tot betaling van verschuldigde belastingen. Ontbinding kan ook volgen indien aan twee van de drie genoemde aanvullende voorwaarden is voldaan.

Vrijstellingen

De wet kent een aantal vrijstellingen van de deponeringsverplichting. Genoemd kan worden de vrijstelling van de dochtervennootschap welke door de moedervennootschap wordt geconsolideerd in haar eigen jaarrekening. Daarnaast hoeven (bepaalde) buitenlandse vennootschappen niet te deponeren indien zij deze plicht ook niet hebben in het land van oprichting. De meest algemene ontheffing is de ontheffing die door het Ministerie van Economische Zaken kan worden verleend. Vennootschappen die op grond van ‘gewichtige reden’ de jaarrekening niet kunnen opmaken, vaststellen en deponeren, kunnen daarvoor ontheffing vragen aan de Minister van Economische Zaken. ‘Gewichtige redenen’ is een open norm die (nog) niet nader is uitgewerkt. De jurisprudentie over dit onderwerp geeft aan dat het moet gaan om ‘omstandigheden die verhinderen dat een behoorlijke jaarrekening wordt opgesteld’. De verlening van een dergelijke ontheffing vindt slechts met grote terughoudendheid plaats.

Conclusie

De praktijk leert dat veel (bestuurders van) ondernemingen zich onvoldoende bewust zijn van enerzijds het bestaan van de deponeringsplicht en anderzijds de gevolgen die het niet-naleven van de deponeringsplicht voor de onderneming maar ook voor bestuurders in privé met zich kunnen brengen. Niet naleving van de plicht tot deponeren van de jaarstukken bij het Handelsregister kan resulteren in een strafrechterlijke veroordeling en zelfs leiden tot een verhoogde civielrechtelijke aansprakelijkheid van de bestuurders. Het verdient dan ook aanbeveling er stringent op toe te zien dat de jaarrekening tijdig wordt opgemaakt, vastgesteld en gedeponeerd bij het Handelsregister.